Мета будь-якого ділового листа – порозумітися з діловим партнером. Розповідаємо, які фрази та формулювання можуть назавжди зруйнувати всі твої спроби налагодити співпрацю та домогтися розуміння співрозмовника.
Помилка #1. Починати лист із жалю, відмов чи проблем
Фрази Unfortunately, I'm afraid that, I regret to inform you that, I must apologize that і подібні – табу на початку ділового повідомлення. Якщо проблема чи відмова і є центральна тема листа - винести її слід у середину тексту.
Почати ж лист краще з причин написання листа та посилань до попереднього спілкування. Для цього можна використовувати фрази:
Ми отримали вашу літеру з...
We thank you for your letter of…
We have to inform you…
Як ви знаєте від попередньої відповідності ...
Ось приклад. У ньому компанія відмовляє людині прийому працювати. Подивися, як майстерно згладжена найнеприємніша частина листа.
Помилка #2. Використовувати скорочення та сленг
TX (thanks), 4 (for), 2o2 (to go to), hols (holidays) - всі подібні скорочення краще залишити для листування з друзями.
Винятки - професійний сленг і загальноприйняті скорочення слів і термінів, наприклад:
a/c (account) — рахунок
accptbl (acceptable)— прийнятний
art (article) — стаття, пункт
best regs (best regards)— з повагою
Bkg (bookkeeping) — бухгалтерський облік
CFM (confirm) — підтвердіть
del (delivery) — постачання
dep (departure)— відправлення; виліт
dept (department) — керування; відділ
mngr (manager) — менеджер, керуючий, директор
no (number) — номер
OS (Operating system) — операційна система
До речі, про смайли теж краще забути =))
Помилка #3. Використовувати дружні прощання
Фрази Best wishes та Best regards не підходять для прощання з ледь знайомими і тим більше незнайомими людьми.
Для будь-якого, навіть найдовшого ділового листування запам'ятай зручне і нейтральне Sincerely / Regards, + ім'я відправника.
Помилка #4. Не повідомляти про вкладення
В електронних ділових листах прийнято повідомляти про вкладені файли та документи. Якщо цього не зробити – ваші файли просто ніхто не відкриє.
Акцентувати увагу на вкладеннях можна такими фразами:
Я маю на увазі деяку інформацію про… Ви будете мати справу з ним.
In attachment you will find…
Please find enclosed a copy… (Прошу ознайомитись з копією)
Помилка #5. Лити воду
Це залиш для свого диплома, а в діловому листуванні все має бути коротко і по суті. Заводячи розлогі розмови ні про що, ти, по-перше, даєш співрозмовнику зрозуміти, що по суті тобі сказати нічого, по-друге, марнуєш час людей з середовища, де саме час – головний ресурс.
Виявляй повагу до своїх співрозмовників, будь ввічливий і доброзичливий, але не переходь межі робочих відносин надмірно дружніми та розмовними фразами.
