Цель любого делового письма – найти общий язык с деловым партнером. Рассказываем, какие фразы и формулировки могут навсегда разрушить все твои попытки наладить сотрудничество и добиться понимания от собеседника.
Ошибка #1. Начинать письмо с сожалений, отказов или проблем
Фразы Unfortunately, I’m afraid that, I regret to inform you that, I must apologize that и подобные – табу в начале делового сообщения. Если проблема или отказ и есть центральная тема письма – вынести ее следует в середину текста.
Начать же письмо лучше с причин написания письма и отсылок к предыдущему общению. Для этого можно использовать фразы:
We have received your letter of...
We thank you for your letter of…
We have to inform you…
As you know from previous correspondence…
Вот пример. В нем компания отказывает человеку в приеме на работу. Посмотри, как мастерски сглажена самая неприятная часть письма.
Ошибка #2. Использовать сокращения и сленг
TX (thanks), 4 (for), 2o2 (to go to), hols (holidays) – все подобные сокращения лучше оставить для переписки с друзьями.
Исключения – профессиональный сленг и общепринятые сокращения слов и терминов, например:
a/c (account) — счет
accptbl (acceptable) — приемлемый
art (article) — статья, пункт
best regs (best regards) — с уважением
Bkg (bookkeeping) — бухгалтерский учет
CFM (confirm) — подтвердите
del (delivery) — поставка
dep (departure) — отправление; вылет
dept (department) — управление; отдел
mngr (manager) — менеджер, управляющий, директор
no (number) — номер
OS (Operating system) — операционная система
Кстати, про смайлики тоже лучше забыть =))
Ошибка #3. Использовать дружественные прощания
Фразы Best wishes и Best regards не подходят для прощания с едва знакомыми и, тем более, незнакомыми людьми.
Для любой, даже самой длительной деловой переписки запомни удобное и нейтральное Sincerely / Regards, + имя отправителя.
Ошибка #4. Не сообщать о вложениях
В электронных деловых письмах принято сообщать о вложенных файлах и документах. Если этого не сделать – ваши файлы попросту никто не откроет.
Акцентировать внимание на вложениях можно такими фразами:
I am attaching some information about… You will find it in attachment.
In attachment you will find…
Please find enclosed a copy… (Прошу ознакомиться с копией)
Ошибка #5. Лить воду
Это оставь для своего диплома, а в деловой переписке все должно быть кратко и по существу. Заводя пространные разговоры ни о чем, ты, во-первых, даешь собеседнику понять, что по сути тебе сказать нечего, во-вторых, попусту тратишь время людей из среды, где именно время – главный ресурс.
Проявляй уважение к своим собеседникам, будь вежлив и доброжелателен, но не переходи границы рабочих отношений излишне дружескими и разговорными фразами.
