Діловий лист англійською: Правила та фрази для бізнес-листування

Ділове листування – справа тонка, адже в робочих цілях необхідно спілкуватися з людьми, яких або погано знаєш, або взагалі не знаєш. При цьому відсутній візуальний контакт, співрозмовник не бачить твоїх емоцій, міміки та невербальних знаків, тож донести свою думку максимально коректно стає складніше.

Щоб полегшити процес написання ділового листа, у цій статті ми підготували для тебе добірку корисних правил і фраз англійською.

• Правила ділового листування англійською
• Види бізнес-листів
• Структура ділового листа
• Як розпочати діловий лист англійською
• Закінчення ділового листа
• Приклади ділового листаа англійською

Правила ділового листування англійською

Ділові листи важливі передачі інформації у вигляді. Ці листи можуть бути доказами на випадок, якщо в майбутньому виникнуть суперечки з певної теми.

Ділові листи є важливою частиною бізнесу та мають бути написані з особливою ретельністю. Помилки в таких листах можуть завдати шкоди репутації компанії.

#1 Використовуй діловий тон

Невимушений і балакучий тон збережи для електронної пошти та особистих листування - діловий лист англійською має бути доброзичливим, але професійнішим.

Тон має бути впевненим, ввічливим, щирим та без дискримінаційних формулювань. Якщо ти раніше зустрічався з людиною, якій пишеш, або у вас є спільний знайомий, зазнач це в перших реченнях. Це допоможе налагодити контакт.

Неправильно: What's up, bro? Saw you at the party last night!
Правильно: Hello, Ryan! Nice to meet you. Наші HR-manager Mary ловлять вашу contact information.

#2 Пиши простими словами

Постарайся викласти свою думку на початку листа. Щоб уникнути непорозуміння, використовуй просту та лаконічну мову. Уникай сленгу та жаргону, а натомість підбирай живі, активні слова та речення. Це допоможе привернути увагу читача.

Неправильно: The information was sent to me by John, whom we met at the conference.
Правильно: John sent me the information.

#3 Структуруй всю інформацію

Розуміємо, що у діловий лист англійською тобі потрібно буде вкласти багато інформації, але не забувай про структуру та логіку. Спробуй згрупувати інформацію та зробити окремі параграфи для кожної думки. У довгому листі можна зробити розділи з підзаголовками.

#4 Виділяй ключові слова

Для читабельності та привернення уваги зручно виділяти ключові слова іншим кольором. Але зверни увагу, при виділенні частин документа, які збираєшся роздрукувати, краще використовувати світлий колір, наприклад, жовтий, світло-зелений або блакитний.

#5 Додай call to action

Наприкінці листа додай call to action. Чітко сформулюй, що твоєму читачеві потрібно зробити для досягнення бажаного рішення, а потім зазнач, що ти збираєшся робити далі, щоб продовжити співпрацю.

#6 Перечитай листа кілька разів

Ти можеш скільки завгодно формулювати лист та підбирати діловий тон, але це не зможе приховати орфографічних та пунктуаційних помилок у тексті. Тому перш ніж натиснути кнопку "надіслати" або "роздрукувати" обов'язково перечитай кілька разів. Можна вголос або про себе, але вголос помилки будуть очевиднішими.

Крім того, для написання текстів англійською мовою без помилок можна використовувати онлайн-сервіс Grammarly. Цей сервіс допомагає писати англійською ефективніше і видає рекомендації щодо правильності, чіткості та тону повідомлення.

Види бізнес-листів

Sales Letters - Комерційні листи

Комерційні листи - це найбільш поширені формати листів у бізнесі. Їх пишуть потенційному клієнту чи цільовій аудиторії, щоб представити свій бізнес та спонукати їх до дії.

Про що слід пам'ятати:

• Зроби вступний абзац цікавим.
• Увімкни сильний заклик до дії, в якому згадується, що ти хочеш, щоб клієнт зробив.
• Зроби лист коротким та чітким.

Order Letters - Листи із замовленням

Лист із замовленням - це тип формату ділового листа, який використовується для замовлення продуктів або послуг у постачальника, виробника, продавця чи оптовика. Лист із замовленням може включати або не оплачувати. Зазвичай це обговорюється ще до відправлення листа із замовленням.

Про що слід пам'ятати:

• Виразно вкажи необхідні продукти.
• Згадай деталі продукту: кількість, тип продукту, очікувану ціну
• Вкажи очікувану дату доставки.

Complaint Letters - Листи зі скаргами

Лист зі скаргою призначено для того, щоб висловити невдоволення продуктом або послугою. Тут легко захопитися емоціями, тому важливо написати все професійно та чітко. Крім того, якщо ти можеш з розумінням поставитися до одержувача листа, то швидше за все він захоче тобі більше допомогти.

Про що слід пам'ятати:

• Напиши листа з чіткою метою.
• Говори різким тоном, але не грубо.
• Зосередьтеся на продукті або послугі, не використовуй у листі особисті образи.
• Постарайся виявити співчуття до людини, це швидше дозволить твою скаргу.

Apology Letter - Лист із вибаченнями

Бізнесом керують люди, і люди схильні робити помилки. У таких випадках бізнесу важливо визнати цю помилку та подолати її.

Діловий лист з вибаченнями розпочни з визнання своєї помилки. Потім щиро попроси вибачення та повідом про зміни, які компанія внесе, щоб уникнути подібних помилок.

Про що слід пам'ятати:

• Не бійся визнати помилку.
• Додай вибачення у листі, і нехай вони будуть щирими.
• Вкажи виправлення або покращення, які плануєш внести, щоб виправити ситуацію.

Follow-up Letters - Додаткові листи

Додаткові листи зазвичай надсилаються після того, як початкова розмова вже відбулася. Це сприяє обговоренню чи працює як нагадування. Такі листи зазвичай короткі, і вони вже є контекст.

Про що слід пам'ятати:

• Лист має бути коротким і по суті.
• Такий лист пишеться лише після того, як обговорення теми вже відбулося.

Networking Letters - Мережевий лист

Нетворкінг - це побудова відносин із кимось на професійному рівні. Хороші мережеві листи допомагають підвищити імідж бренду компанії.

Мережні листи - це напівформальні листи, які пишуться для побудови офіційних відносин.
Мережеві листи включають велику кількість різноманітних листів. Наприклад, лист щодо пошуку роботи, рекомендаційні листи та інформаційні листи.

Про що слід пам'ятати:

• Дотримайся формального тону спілкування.
• Листи такого типу допомагають зміцнити довіру та побудувати професійні відносини.

Letter of Resignation - Заява про відставку

Заява про звільнення - це форма ділового листа, який співробітник надсилає до компанії. Зазвичай заява про звільнення подається керівнику чи відділ кадрів.

Про що слід пам'ятати:

• Вкажи останній робочий день
• Поясни причину догляду
• Зроби листа коротким

Cover Letter - Супровідний лист

Супровідний лист - це діловий лист, до якого є програма, наприклад, посилка, лист чи звіт.

Мета супровідного листа – дати інструкції одержувачу про те, що їм слід робити з посилкою, а також чому продукт було відправлено. Супровідний лист зазвичай дуже чіткий, короткий і написаний офіційним тоном.

Про що слід пам'ятати:

• Вкажи, що додається до листа
• Дай інструкції одержувачу щодо кріплення
• Вкажи, якщо потрібно вжити будь-яких дій

У нашому блозі є докладний гід про те, як як написати супровідний лист англійською, щоб тебе прийняли на роботу.

Application of Job letter - Заява про прийом на роботу

Лист із заявою про прийом на роботу відправляється в компанію кандидатам-початківцям разом зі своїм резюме. Він надає інформацію про навички та досвід кандидата. Лист дає кандидату можливість показати компанії, що він підходить для цієї ролі.

Про що слід пам'ятати:

• Згадай свої сильні сторони
• Розкажи про досвід, який підтверджує, що ти підходиш на цю посаду.
• Перевір, що лист-заявка є коротким review твого резюме

Recommendation letters - Рекомендаційні листи

Рекомендаційний лист - це формат ділового листа, який видає співробітнику компанія. Це допомагає співробітнику продемонструвати свій досвід. Якщо співробітник подає заяву до іншого місця, рекомендаційний лист допоможе йому підвищити вагу своєї заяви.

Наявність сильного рекомендаційного листа допомагає співробітнику під час подання заяви на подальше навчання, волонтерську роботу чи інші робочі місця.

Про що слід пам'ятати:

• Вкажи, звідки ти знаєш кандидата
• Розкажи про свій досвід роботи з ним 
• Згадай досвід співробітника
• Поділися своїми даними на випадок, якщо хтось захоче дізнатися більше

Структура ділового листа

Офіційний лист англійською потрібно писати, дотримуючись структури ділового листа або email. Отже, ось 5 елементів, про які важливо пам'ятати під час написання ділового email-листа:

Тема листа: За темою читач з першого погляду повинен дізнатися про мету листа. Зроби його коротким і точним, якщо потрібно додати відразу дедлайн.

Наприклад, “Requesting Project X idea submissions — Due Jan 15” або “Potential collaboration on TV marketing plan”.

Привітання: Почни діловий лист із привістки і обов'язково використовуй двокрапку в кінці імені, а не кому, як у особистих листах. Ім'я вказуй повністю, Mr./Ms. - Використовувати необов'язково.

Основний текст: вкажи причину, з якої ти пишеш. Встановіть зв'язок із майбутнім читачем. Опиши рішення, наведи докази у вигляді прикладів та думок експертів. Згрупуй інформацію за абзацами або розділами.

Заключний абзац основної частини ділового листа має складатися із двох пропозицій. Просто повтори причину написання та подякуй за розгляд твого запиту.

Заклик до дії: вкажи, що читачеві потрібно зробити після прочитання листа і додай, що ти плануєш робити, щоби продовжити спільну роботу.

Підпис: підпиши діловий лист англійською, використовуючи формулу ввічливості та своє ім'я.

Наприклад, Yours sincerely, Daniel.

Як почати діловий лист англійською

#1 Привітання

Почати ділового листа з привітання. Воно буде відрізнятись залежно від того, кому адресовано листа. Ось дивись кілька прикладів:

• To Whom It May Concern - використовуй тільки в тому випадку, якщо не знаєш, кому слід адресувати business letter, приклад - лист до якоїсь установи .
• Dear Sir/Madam - використовується при вказівці посади без імені.
• Dear Mr Smith - використовується при зверненні на ім'я до чоловіка.
• Dear Ms Smith - використовується при зверненні на ім'я до жінки, не вживай застарілої форми Mrs.
• Dear Prof Smith - використовується для звернення до професора із зазначенням його імені.
• Dear Xu Li - якщо не знаєш стать одержувача, потрібно писати повне ім'я.

Зверни увагу: 

1. Після привітання має стояти кома, а після слова To Whom It May Concern двокрапка.
2. Знаків оклику у привітаннях краще уникати.
3. Форма Mrs. вважається застарілою

#2 Вступна фраза

Зазвичай ділові листи починаються двома способами: вони посилаються на попередній контакт, наприклад, телефонну розмову, зустріч, попереднє листування; або є першим контактом з одержувачем.

Залежно від цього можна використовувати різні вступні фрази, наприклад:

• I am writing regarding your inquiry about... - Я пишу з приводу вашого запиту...
• We are writing regarding our phone conversation... - ¦Пишемо з приводу нашої телефонної розмови...
• In reply to your request… - У відповідь на ваш запит…
• Танкувати вас для contacting us. - Дякуємо за звернення до нас.
• I am writing to inform you that… - Пишу, щоб повідомити вас, що...
• I am writing to confirm… - Пишу для підтвердження…
- Ми пишемо, щоб дізнатися про ...
• Ми хотіли б попросити… - Пишемо, щоб поскаржитися на…
• Я маю contacting for following reason. - Я звертаюся до вас з наступної причини
- Я нещодавно чув про... і хотів би...

Залежно від змісту листа, для початку думки можна використовувати такі фрази:

• У нас немає сумнівів (that)  –  У нас немає сумнівів у (тому що);
• As you may know  –  Як ви, напевно, знаєте;
• Despite the fact that  – незважаючи на той факт що;
• As a result of  – як результат;
• In accordance with  –  відповідно до;
• In view of the above said  – з огляду на вищесказане;

#3 Привернення уваги

А тепер кілька фраз для основної частини листа. Використовуй їх для привернення уваги до своїх думок та аргументів, приклад тощо.

• It is to be noted – необхідно помітити, необхідно мати на увазі;
• We have no doubt of (that) – у нас немає сумнівів у тому, що;
• As you may know – як ви, напевно, знаєте;
• To draw your attention to – привернути вашу увагу до того, що;
• До того, щоб вважати, що таке в акаунті – брати до уваги;
• The matter of great importance – справа великої важливості;
• At the present time – в даний час;
• In case of necessity – у разі потреби;
• For example – наприклад;
• Etc. - І так далі;
• In no case – в жодному разі;
• Except for – за винятком;
• Despite the fact that – незважаючи на той факт, що

#4 Жалі та відмови

Це звичайно не найприємніша частина ділового листа, але все ж таки відмовляти і шкодувати (швидше за все про відмову) теж потрібно правильно.

• Please, accept my apologies for  –  Будь ласка, прийміть мої вибачення за
• I must apologize that  – ¦Мушу вибачитися за те, що
• Unfortunately  –  На жаль
• We regret to inform you that… - З жалем повідомляємо вам, що...
• I'm afraid it would not be possible to… - Боюся, що...
• Unfortunately we are unable to… - На жаль, ми не можемо…
- Після ретельного розгляду ми вирішили ...
• I will keep you informed  –  Я триматиму вас в курсі
• I will be in touch as soon as  –  Я зв'яжуся з вами як тільки
• We confirm that  –  ми підтверджуємо, що

Закінчення ділового листа

Ми вже поговорили про те, як почати діловий лист, що в ньому писати і які фрази англійською використовувати.

Тепер давай розберемося, як правильно закінчувати лист, адже це не менш важливо. Отже, ось чотири поради, які важливо запам'ятати:

• Закінчення ділового листа починається в тій же вертикальній точці, що і дата, і через один рядок після останнього основного абзацу.
• З великої літери пишеться лише перше слово (наприклад: «Thank you»).
• Якщо після вітання слід двокрапка, то після закінчення ділового листа має стояти кома. Інакше після закінчення розділові знаки не ставляться.
• Від закінчення до підпису пропусти чотири рядки.

Приклади фраз для закінчення ділового листа

Для закінчення ділового листа можеш використовувати наступні пропозиції:

• Please find enclosed (for letters) - У додатку (для листів)
• Please find attached (for emails) - У додатку (для емейлів)
- Якщо вам потрібна додаткова інформація, дайте нам знати.
• Для того, щоб отримати додаткову інформацію про будь-яку подальшу допомогу. - Не соромтеся звертатися до нас, якщо вам потрібна додаткова допомога.
- Я з нетерпінням чекаю відповіді від вас найближчим часом.
• Ми з нетерпінням чекаємо зустрічі з вами 21 січня / в Тромсе. li>
• Буде appreciate ваш reply at your earliest convenience. - Ми будемо вдячні за вашу відповідь за першої ж нагоди.

Заключний рядок повинен відповідати вступному привітанню та загальному тону листа. Ось кілька заключних фраз:

• Your sincerely,/ Sincerely yours,/ Respectfully, - використовуй ці фрази, якщо вступне вітання було Dear Sir/Madam або To Whom It May Concern .
• Sincerely, - використовуй, якщо лист починався з Dear + ім'я.
• Kind regards,/ Warm regards,/ Regards, - не надто формально, але по-діловому
• Best wishes, - ще менш формально
• Best,/ Hugs,/ Cheers, - використовуй лише у спілкуванні з друзями або дуже близькими тобі колегами

Приклади ділового листа англійською

Business letter. Приклад 1

Business letter. Приклад 2

Business letter. Приклад 3

Тепер у тебе є ціла інструкція, як писати ділові листи, які англійські фрази найкраще використовувати та готові приклади business letters. Good luck!

І не забувай, що у школі FRIENDS на тебе чекає безкоштовний пробний урок англійської на всі види занять - групи, індивідуальні уроки та розмовні клуби ❤️