Деловое письмо на английском: Правила и фразы для бизнес-переписки

Деловая переписка – дело тонкое, ведь в рабочих целях необходимо общаться с людьми, которых либо плохо знаешь, либо не знаешь вообще. При этом отсутствует визуальный контакт, собеседник не видит твоих эмоций, мимики и невербальных знаков, так что донести свою мысль максимально корректно становится сложнее.

Чтобы облегчить процесс написания делового письма, в этой статье мы подготовили для тебя подборку полезных правил и фраз на английском.

• Правила деловой переписки на английском
• Виды бизнес-писем
• Структура делового письма
• Как начать деловое письмо на английском
• Окончание делового письма
• Примеры делового письма на английском

Правила деловой переписки на английском

Деловые письма важны для передачи информации в письменном виде. Эти письма могут служить доказательствами на случай, если в будущем возникнут споры по определенной теме.

Деловые письма являются важной частью бизнеса и должны быть написаны с особой тщательностью. Ошибки в таких письмах могут нанести ущерб репутации компании.

#1 Используй деловой тон

Непринужденный и болтливый тон сохрани для электронной почты и личных переписок - деловое письмо на английском должно быть дружелюбным, но более профессиональным.

Тон должен быть уверенным, вежливым, искренним и без дискриминационных формулировок. Если ты раньше встречался с человеком, которому пишешь, или у вас есть общий знакомый, укажи это в первых предложениях. Это поможет наладить контакт.

Неправильно: What's up, bro? Saw you at the party last night!
Правильно: Hello, Ryan! Nice to meet you. Our HR-manager Mary gave me your contact information.

#2 Пиши простыми словами

Постарайся изложить свою точку зрения в начале письма. Чтобы избежать недопонимания, используй простой и лаконичный язык. Избегай сленга и жаргона, а вместо этого подбирай живые, активные слова и предложения. Это поможет привлечь внимание читателя.

Неправильно: The information was sent to me by John, whom we met at the conference.
Правильно: John sent me the information.

#3 Структурируй всю информацию

Понимаем, что в деловое письмо на английском тебе нужно будет вложить много информации, но не забывай про структуру и логику. Попробуй сгруппировать информацию и сделать отдельные параграфы для каждой мысли. В длинном письме можно сделать даже разделы с подзаголовками. 

#4 Выделяй ключевые слова

Для читабельности и привлечения внимания удобно выделять ключевые слова другим цветом. Но обрати внимание, при выделении частей документа, которые собираешься распечатать, лучше использовать светлый цвет, например желтый, светло-зеленый или голубой.

#5 Добавляй call to action

В конце письма добавь call to action. Четко сформулируй, что твоему читателю нужно сделать для достижения желаемого решения, а затем укажи, что ты собираешься делать дальше, чтобы продолжить сотрудничество.

#6 Перечитай письмо несколько раз

Ты можешь сколько угодно формулировать письмо и подбирать деловой тон, но это не сможет скрыть орфографических и пунктуационных ошибок в тексте. Поэтому прежде чем нажать кнопку “отправить” или “распечатать” обязательно перечитай несколько раз. Можно вслух или про себя, но вслух ошибки будут очевидней.

Кроме того, для написания текстов на английском без ошибок можно использовать онлайн-сервис Grammarly. Этот сервис помогает писать на английском эффективнее и выдает рекомендации касательно правильности, четкости и тона сообщения.

Виды бизнес-писем

Sales Letters - Коммерческие письма

Коммерческие письма - это наиболее распространенные форматы писем в бизнесе. Их пишут потенциальному клиенту или целевой аудитории, чтобы представить свой бизнес и побудить их к действию.

О чем следует помнить:

• Сделай вступительный абзац интересным.
• Включи сильный призыв к действию, в котором упоминается, что ты хочешь, чтобы клиент сделал.
• Сделай письмо коротким и четким.

Order Letters - Письма с заказом

Письмо с заказом - это тип формата делового письма, который используется для заказа продуктов или услуг у поставщика, производителя, продавца или оптовика. Письмо с заказом может включать или не включать оплату. Обычно это обсуждается еще до отправки письма с заказом.

О чем следует помнить:

• Четко укажи необходимые продукты.
• Упомяни детали продукта: количество, тип продукта, ожидаемую цену
• Укажи ожидаемую дату доставки.

Complaint Letters - Письма с жалобами

Письмо с жалобой предназначено для того, чтобы выразить недовольство продуктом или услугой. Здесь легко увлечься эмоциями, поэтому важно написать все профессионально и четко. Кроме того, если ты можешь с пониманием отнестись к получателю письма, то, скорее всего, он захочет тебе больше помочь.

О чем следует помнить:

• Напиши письмо с четкой целью.
• Говори резким тоном, но не грубо.
• Сосредоточься на продукте или услуге, не используй в письме личные оскорбления.
• Постарайся проявить сочувствие к человеку, это быстрее разрешит твою жалобу.

Apology Letter - Письмо с извинениями

Бизнесом управляют люди, и люди склонны совершать ошибки. В таких случаях бизнесу важно признать эту ошибку и преодолеть ее.

Деловое письмо с извинениями начни с признания своей ошибки. Затем искренне попроси прощения и сообщи об изменениях, которые компания внесет, чтобы избежать подобных ошибок.

О чем следует помнить:

• Не бойся признать ошибку.
• Добавь извинения в письме, и пусть они будут искренними.
• Укажи исправления или улучшения, которые планируешь внести, чтобы исправить ситуацию.

Follow-up Letters - Дополнительные письма

Дополнительные письма обычно отправляются после того, как первоначальный разговор уже состоялся. Это способствует обсуждению или работает как напоминание. Такие письма обычно короткие, и в них уже есть контекст.

О чем следует помнить:

• Письмо должно быть кратким и по существу.
• Такое письмо пишется только после того, как обсуждение темы уже состоялось.

Networking Letters - Сетевые письма

Нетворкинг - это построение отношений с кем-то на профессиональном уровне. Хорошие сетевые письма помогают повысить имидж бренда компании.

Сетевые письма - это полуформальные письма, которые пишутся для построения официальных отношений.
Сетевые письма включают в себя большое количество разнообразных писем. Например, письмо по поводу поиска работы, рекомендательные письма и информационные письма.

О чем следует помнить:

• Придерживайся формального тона общения.
• Письма такого типа помогают укрепить доверие и построить профессиональные отношения.

Letter of Resignation - Заявление об отставке

Заявление об увольнении - это форма делового письма, которое сотрудник отправляет в компанию. Обычно заявление об увольнении подается руководителю или в отдел кадров.

О чем следует помнить:

• Укажи последний рабочий день
• Объясни причину ухода
• Сделай письмо коротким

Cover Letter - Сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо - это деловое письмо, к которому есть приложение, например, посылка, письмо или отчет.

Цель сопроводительного письма - дать инструкции получателю о том, что им следует делать с посылкой, а также почему продукт был отправлен. Сопроводительное письмо обычно очень четкое, краткое и написано официальным тоном.

О чем следует помнить:

• Укажи, что прилагается к письму
• Дай инструкции получателю по поводу крепления
• Укажи, если необходимо предпринять какие-либо действия

В нашем блоге есть подробный гид о том, как написать сопроводительное письмо на английском, чтобы тебя приняли на работу.

Application of Job letter - Заявление о приеме на работу

Письмо с заявлением о приеме на работу отправляется в компанию начинающим кандидатом вместе со своим резюме. Он предоставляет информацию о навыках и опыте кандидата. Письмо дает кандидату возможность показать компании, что он подходит для этой роли.

О чем следует помнить:

• Упомяни свои сильные стороны
• Расскажи про опыт, подтверждающий, что ты подходишь для этой должности.
• Убедись, что письмо-заявка представляет собой короткое review твоего резюме

Recommendation letters - Рекомендательные письма

Рекомендательное письмо - это формат делового письма, которое выдает сотруднику компания. Это помогает сотруднику продемонстрировать свой прошлый опыт. Если сотрудник подает заявление в другое место, рекомендательное письмо поможет ему повысить вес своего заявления.

Наличие сильного рекомендательного письма помогает сотруднику при подаче заявления на дальнейшее обучение, волонтерскую работу или другие рабочие места.

О чем следует помнить:

• Укажи, откуда ты знаешь кандидата
• Расскажи о своем опыте работы с ним 
• Упомяни опыт сотрудника
• Поделись своими данными на случай, если кто-то захочет узнать больше

Структура делового письма

Официальное письмо на английском нужно писать, придерживаясь структуры делового письма или email. Итак, вот 5 элемента, про которые важно помнить во время написания делового email-письма:

Тема письма: По теме читатель с первого взгляда должен узнать о цели письма. Сделай его кратким и точным, если нужно добавь сразу же дедлайн.

Например, “Requesting Project X idea submissions — Due Jan 15”  или “Potential collaboration on TV marketing plan”.

Приветствие: Начни деловое письмо с привествия и обязательно используй двоеточие в конце имени, а не запятую, как в личных письмах. Имя указывай полностью, Mr./Ms. - использовать необязательно.

Основной текст: укажи причину, по которой ты пишешь. Установите связь с будущим читателем. Опиши решение, приведи доказательства в виде примеров и мнений экспертов. Сгруппируй информацию по абзацам или разделам.

Заключительный абзац основной части делового письма должен состоять из двух предложений. Просто повтори причину написания и поблагодари за рассмотрение твоего запроса.

Призыв к действию: укажи, что читателю нужно сделать после прочтения письма и добавь, что ты планируешь делать, чтобы продолжить совместную работу.

Подпись: подпиши деловое письмо на английском, используя формулу вежливости и свое имя.

Например, Yours sincerely, Daniel.

Как начать деловое письмо на английском

#1 Приветствие

Начни деловое письмо с приветствия. Оно будет отличатся в зависимости от того, кому адресовано письмо. Вот смотри несколько примеров:

• To Whom It May Concern - используй только в том случае, если не знаешь, кому следует адресовать business letter, пример - письмо в какое-то учреждение.
• Dear Sir/Madam - используется при указании должности без имени.
• Dear Mr Smith - используется при обращении по имени к мужчине.
• Dear Ms Smith - используется при обращении по имени к женщине, не употребляй устаревшую форму Mrs.
• Dear Prof Smith - используется для обращения к профессору с указанием его имени.
• Dear Xu Li - если не знаешь пол получателя, нужно писать полное имя.

Обрати внимание:  

1. После приветствия должна стоять запятая, а после слова To Whom It May Concern двоеточие. 
2. Восклицательных знаков в приветствиях лучше избегать.
3. Форма Mrs. считается устаревшей

#2 Вводная фраза

Обычно деловые письма начинаются двумя способами: они ссылаются на предыдущий контакт, например, телефонный разговор, встречу, предыдущую переписку; или они являются первым контактом с получателем.

В зависимости от этого можно использовать разные вводные фразы, например:

• I am writing regarding your inquiry about... - Я пишу по поводу вашего запроса по...
• We are writing regarding our phone conversation... -  Пишем по поводу нашего телефонного разговора…
• In reply to your request… - В ответ на ваш запрос…
• Thank you for contacting us. - Благодарим Вас за обращение к нам.
• I am writing to inform you that… - Пишу, чтобы сообщить вам, что...
• I am writing to confirm… - Пишу для подтверждения…
• We are writing to enquire about… - Мы пишем, чтобы узнать о…
• We are writing to complain about… - Пишем, чтобы пожаловаться на…
• I am contacting you for the following reason. - Я обращаюсь к вам по следующей причине
• I recently heard about… and would like to… - Я недавно слышал о… и хотел бы…

В зависимости от содержания письма, для начала мысли можно также использовать такие фразы:

• We have no doubt of (that)  –  У нас нет сомнений в (том что);
• As you may know  –  Как вы, наверно, знаете;
• Despite the fact that  –  несмотря на тот факт что;
• As a result of  –  как результат;
• In accordance with  –  в соответствии с;
• In view of the above said  –  ввиду вышесказанного;

#3 Привлечение внимания

А теперь несколько фраз для основной части письма. Используй их для привлечения внимания к своим мыслям и аргументам, пример и тд.

• It is to be noted – необходимо заметить, необходимо иметь в виду;
• We have no doubt of (that) – у нас нет сомнений в (том что);
• As you may know – как вы, наверно, знаете;
• To draw your attention to – привлечь ваше внимание к тому что;
• To take into consideration, to take into account – принимать во внимание;
• The matter of great importance – дело большой важности;
• At the present time – в настоящее время;
• In case of necessity – в случае необходимости;
• For example – например;
• Etc. – и так далее;
• In no case – ни в коем случае;
• Except for – за исключением;
• Despite the fact that – несмотря на тот факт что

#4 Сожаления и отказы

Это конечно не самая приятная часть делового письма, но все же  –  отказывать и сожалеть (скорее всего  – об отказе) тоже нужно правильно. 

• Please, accept my apologies for  –  Пожалуйста, примите мои извинения за
• I must apologize that  –  Должен извиниться за то что
• Unfortunately  –  К сожалению
• We regret to inform you that… - С сожалением сообщаем вам, что...
• I’m afraid it would not be possible to… - Боюсь, что...
• Unfortunately we are unable to… - К сожалению, мы не можем…
• After careful consideration we have decided… - После тщательного рассмотрения мы решили…
• I will keep you informed  –  Я буду держать вас в курсе
• I will be in touch as soon as  –  Я свяжусь с вами как только
• We confirm that  –  мы подтверждаем, что

Окончание делового письма

Мы уже поговорили о том, как начать деловое письмо, что в нем писать и какие фразы на английском использовать. 

Теперь давай разберемся, как же правильно заканчивать письмо, ведь это не менее важно. Итак, вот четыри совета, которые важно запомнить:

• Окончание делового письма начинается в той же вертикальной точке, что и дата, и через одну строку после последнего основного абзаца. 
• С заглавной буквы пишется только первое слово (например: «Thank you»).
• Если после приветствия следует двоеточие, то после окончания делового письма должна стоять запятая. В противном случае после окончания знаки препинания не ставятся.
• От окончания до подписи пропусти четыре строки.

Примеры фраз для окончания делового письма

Для окончания делового письма можешь использовать предложения ниже:

• Please find enclosed (for letters) - В приложении (для писем)
• Please find attached (for emails) - В приложении (для емейлов)
• If you require more information, please let us know. - Если вам нужна дополнительная информация, дайте нам знать.
• Please do not hesitate to contact us if you need any further assistance. - Не стесняйтесь обращаться к нам, если вам потребуется дополнительная помощь.
• I am looking forward to hearing from you soon. - Я с нетерпением жду ответа от вас в ближайшее время. 
• We are looking forward to meeting you on 21 January/in Tromso. - Мы с нетерпением ждем встречи с вами 21 января / в Тромсё.
• We would appreciate your reply at your earliest convenience. - Мы будем признательны за ваш ответ при первой же возможности.

Заключительная строка должна соответствовать вступительному приветствию и общему тону письма. Вот несколько заключительных фраз:

• Your sincerely,/ Sincerely yours,/ Respectfully, - используй эти фразы, если вступительное приветствие было Dear Sir/Madam или же To Whom It May Concern.
• Sincerely, - используй, если письмо начиналось из Dear + имя.
• Kind regards,/ Warm regards,/ Regards, - не слишком формально, но по-деловому
• Best wishes, - еще менее формально
• Best,/ Hugs,/ Cheers, - используй только в общении с друзьями или очень близкими тебе коллегами

Примеры делового письма на английском

Business letter. Пример 1

Business letter. Пример 2

Business letter. Пример 3

Теперь у тебя есть целая инструкция, как писать деловые письма, какие английские фразы лучше всего использовать и готовые примеры business letters. Good luck!

И не забывай, что в школе FRIENDS тебя ждет бесплатный пробный урок английского на все виды занятий - группы, индивидуальные уроки и разговорные клубы ❤️